退職勧奨とは？進め方や違法にならないための注意点

退職勧奨とは、会社から従業員に退職の話を持ちかけ、合意退職に向けて協議することを言います。

会社の都合が前に出すぎると、退職勧奨ではなく「退職強要」となってしまい、裁判で違法行為と判断されて退職の合意が取り消される恐れがあります。

本記事では、退職勧奨の意味やメリット・デメリット、進め方、裁判で違法と見なされないようにするための注意点などについて、わかりやすく解説していきます。

退職勧奨とは？解雇との違い

退職勧奨とは会社側から従業員に働きかけて退職の協議をすることを指し、一方的に辞めさせる解雇とは異なります。

退職勧奨と解雇は会社側から行動を起こすという点は同じで、退職を求める理由も（程度の差はありますが）共通しています。

退職勧奨の意味

退職勧奨とは会社側から従業員に合意退職を提案することです。

合意退職というのは、会社と従業員が協議し、合意のもとで労働契約を終了することを言います。

合意退職には、従業員から「辞めたい」と申し出るケースと、会社から「辞めてもらえないか」と提案するケースがあります。

後者が退職勧奨と呼ばれるものです。

退職勧奨の際には、会社側から以下のようなことを提示します。

• 会社が退職を提案する理由（なぜその従業員に辞めてもらいたいのか）
• 従業員にとっての、退職しないことのデメリット（現在の職場では活躍や昇進が期待できないことなど）
• 従業員にとっての、退職することのメリット（より適した職種でのキャリア形成の可能性、再就職支援や退職金上乗せを受けられることなど）

こうした提示をもとに協議を行い、従業員から退職の合意が得られれば、退職の手続きに進みます。

退職勧奨と退職勧告、解雇との違い

「勧奨」も「勧告」も「勧める」という意味の言葉で、「退職勧奨」と「退職勧告」はまったく同じ事柄を指します。

「勧告」には「一方的に（上から目線で）勧める」ようなニュアンスがあるためか、現在では「退職勧奨」の方がよく使われます。

「解雇」は会社が一方的に労働契約を解約することを意味し、従業員の同意が不要であるという点で退職勧奨と大きく異なります。

退職勧奨が行われるケース

会社としてはその従業員に辞めてもらいたい理由があるものの、解雇措置をとるほどの状況にはまだいたっていないときに、退職勧奨が行われます。

具体的には、以下のようなケースです。

• 従業員に能力不足、勤務態度不良、病気・ケガなどの問題があり、度重なる指導や就業規則に基づく休職などを行っても改善が期待できないケース（解雇であれば普通解雇に該当するケース）
• 企業秩序を乱す行為や会社の評判を損なう行為をした従業員に対し、秩序・評判の回復のために退職を求めるケース（解雇であれば懲戒解雇に該当するケース）
• 人員整理が必要なケース（解雇であれば整理解雇に該当するケース）

退職勧奨のメリット・デメリット

会社にとっての退職勧奨のメリット・デメリットを解説します。

退職勧奨のメリット

退職勧奨のメリットは、比較的自由に行うことができ、解雇に比べて法的なリスクが小さいことです。

解雇が正当と見なされるためには、以下のような条件を満たす必要があります。

• 就業規則に記載された解雇事由に該当する
• 社会通念から見ても解雇が妥当・やむを得ない
• 30日以上前に解雇予告を行うか、30日分以上の平均賃金を解雇手当として支給する

退職勧奨にはこうした制限はなく、会社側の判断で基本的に自由に行うことができます。

解雇は従業員の合意なしに会社が一方的に言い渡すものであり、適法と見なされるための条件も複雑であるため、訴訟トラブルに発展する例が少なくありません。

退職勧奨は（「強要」にならないように注意して行う限り）解雇に比べて法的リスクは小さいと言えます。

退職勧奨は解雇回避措置に該当するので、退職勧奨を解雇に向けた1つのステップとして捉えることもできます。

退職勧奨のデメリット

退職勧奨では従業員から退職の合意を得られなければならず、そのために時間や手間がかかります。

たとえ会社側に退職を望むもっともな理由があり、従業員にとってメリットのある条件を提示したとしても、従業員側が受け入れなければ事態は進みません。

また、一度退職勧奨を行うと会社・上司と対象従業員の関係が悪化してしまい、元に戻せなくなるケースが少なくありません。

最終的に解雇手続きに進まざるをえなくなる可能性を視野に入れて退職勧奨を行う必要があるでしょう。

退職勧奨が違法となるケース

退職勧奨による退職は当事者間の合意によって行われます。

退職勧奨が適法となるか違法となるかは、合意にいたるプロセスに問題がなかったかどうかで決まります。

会社側に強圧的な発言や嫌がらせ、嘘など、従業員の自由な判断を阻げる言動があったと見なされると、たとえ形式上は合意退職が成立していても、裁判で合意が取り消される可能性があります。

会社による退職の強要や従業員の名誉・プライドを傷つける言動があった場合、権利侵害・パワハラと見なされ、損害賠償（慰謝料の支払い）が命じられることもあります。

違法な退職勧奨①

全日本空輸（退職強要）事件（事件番号：平成８年　(ワ)　９９５３）

航空会社に客室乗務員として勤務していたAさんが労災事故に遭ってしまい約3年間休業後に復帰。

復帰者訓練を数回受けたがすべて不合格とし、「能力不足」等の理由で退職勧奨を行い最終的に解雇としたことを無効とする裁判。

ここでポイントとなるのは

• 「約4か月間に30回を超える面談」
• 「中には8時間もの長時間にわたる話し合いも行われた」
• 「大声を出す・机をたたき大きな音を出す」
• 「退職勧奨をした上司がAさんの家族にも直接会い退職するよう説得してほしいと伝えた」

ことなど、面談の頻度・一回の面談時間の長さ・Aさんに対する言動について社会通念上許容しうる範囲を超えていると判断され、単なる退職勧奨ではなく違法な退職強要であるとされました。

違法な退職勧奨②

日立製作所事件（横浜地判令２・３・24）

総合電機メーカーに勤めるXさんへ上司から退職勧奨があった。Xさんは明確に退職勧奨を拒否したにもかかわらずその後も退職勧奨のための面談を繰り返し、その際に自尊心を傷つける発言をされたとして慰謝料を求めた裁判。

ここでのポイントは

• 「明確な退職拒否後も執拗に面談を設けたこと」
• 「面談の際に『能力がないのに高い給料を得ている』等の発言があった」
• 「他部署での受け入れの可能性は低いなどの、根拠の乏しい発言」

などがあり、これらが不法行為であると認められました。

退職勧奨の進め方

退職勧奨は以下のような流れで行われます。

1. 事前準備
2. 初回面談
3. 従業員による回答と再面談
4. 合意成立～合意書締結・退職届提出

①事前準備

対象となる従業員を選定し、退職勧奨の方針をまとめ、勧奨の現場で参照する資料を用意して、会社側の関係者の間で方針・資料を共有します。

資料には以下のような情報を記載します。

• 退職勧奨を行う理由と、その根拠となる情報
  （従業員の業務成績、勤怠状況、トラブルや注意・指導の記録、人員整理を必要とする状況を示すデータなど）
• 退職の時期や条件
  （再就職支援の提供、退職金上乗せ、解決金支給、未消化有給休暇の買取など）

②初回面談

個室（会議室など）を用意し、対象従業員と担当者だけで面談を行います。

担当者の人数は多くても2人（直属上司と人事責任者など）にするのがよいでしょう。

事前準備の内容をもとに、客観的・具体的に退職を勧める理由や退職のメリット、条件などを説明し、従業員に回答を促します。

従業員が自主的にその場で回答を出すのであれば問題ありませんが、会社側がその場ですぐに回答するように要求すると、従業員の自由な意思決定を阻害することになります。

従業員が冷静に検討できるように、日にちをおいて回答期限を設定し、期限までは回答を催促するようなことは避けましょう。

退職勧奨の是非が裁判で争われるケースもありますので、会社側が正当性を主張できるように面談のやりとりは録音しておくと安心です。

相手に無断で録音したものであっても民事裁判では証拠として採用されるのが通例です。

③従業員による回答と再面談

従業員が退職勧奨に応じると回答した場合、退職の具体的な時期や条件について協議します。

退職を断ってきた場合、時間をおいて再度退職勧奨を行うか別の手段を検討することになります（この場合の対応については後述）。

④合意成立～合意書締結・退職届提出

退職の合意が成立したら、合意内容をまとめた合意書を締結し、退職届を提出してもらいます。

【具体例】退職勧奨の伝え方

退職勧奨での適切な言葉の使い方を具体例とともに解説します。

退職勧奨を行う理由を具体的・客観的に提示する

「やる気が感じられない」「会社が厳しい状況にある」といった主観的・曖昧な言い方に終始するのではなく、退職勧奨を行う理由をできるだけ具体的・客観的に述べます。

例えば、従業員側の問題について以下のように実例・実態を挙げ、具体的に説明します。

「あなたは顧客対応で何度もトラブルを起こしていますね。例えば……（以下、主なトラブルを列挙）」
「欠勤の頻度が平均にくらべて明らかに高いですね」

整理解雇の場合は会社の状況を示す客観的な数字を挙げて説明します。

会社としても雇用継続のための努力をしたことを伝える

従業員側に問題がある場合、過去の主なトラブルなどについて会社側の対応（上司による指導など）を具体的に述べます。

そして、「そうしたことが何度もあり、その度に改善をお願いしてきましたが……」と改善のためのチャンスを与えたことに触れ、「いまだ改善が見受けられません」と従業員側に問題があることを指摘します。

会社都合の場合は、人員整理を回避するためにどんな措置をとってきたかなどを具体的に説明します。

退職勧奨に伴う解決金や退職金の相場

退職勧奨をするにあたり、会社から退職金や解決金を支払うこともあります。

退職金に関しては、就業規則や退職金規定など退職金に係るルールを定めている場合にはそれに則り算出すると良いでしょう。一般的には勤続年数に応じて高くなります。退職金上乗せ額や特別退職金という名目でさらに上乗せすることも少なくありません。

また、スムーズな交渉のために退職金とは別に退職勧奨に応じてもらえたことに対する解決金の支払いをする場合もあります。

解決金は、明確にいくらだという決まりはないので、基本的には従業員との交渉で決まりますが、おおよそ給与の3か月～6か月くらいが相場と言えます。

従業員が在職を希望している場合にはその考えを変える程度の解決金が必要となりますし、へたに「退職金や解決金は払わない」としてしまうとあとから不当解雇だと訴えられてしまう可能性も考えられます。

ただし、必要以上に従業員に対して下手に出ることはありません。会社としてどこまで対応できるのかを精査し、また過度な要求に対して説明できるだけの事前準備を十分にしておくことが大事です。

退職勧奨を拒否された場合の対応

初回の退職勧奨で退職を拒否され、再度退職勧奨を行う場合、退職強要と見なされるリスクが高まるため、より慎重に事を運ばなければなりません。

退職勧奨をただ繰り返すだけだと退職強要と見なされる恐れが高いため、従業員にとってより有利な退職条件を提示して勧奨するか、次回の面談まで時間を空け、その間に適宜指導などを行って様子を見る必要があるでしょう。

退職強要にならない範囲で退職勧奨を繰り返し行っても退職の同意が得られない場合、どうしてもその従業員に辞めてもらわなければならないのであれば、解雇措置をとることになります。

まとめ

退職勧奨とは会社側から従業員に退職の話を持ちかけて協議することをいい、退職が成立するには従業員の合意が必要です。

退職勧奨は会社の判断で比較的自由に行うことができ、解雇に比べて法的リスクが低いというメリットがあります。

ただし、従業員に対して心理的な圧力をかけたり、プライドを傷つける言動を行ったりすると、裁判で不法行為（退職強要）と見なされる恐れがありますので、注意が必要です。