退職届は郵送できる？作成時のマナーと注意点について解説！

会社を円満に退職しても、退職日を過ぎてから退職届の提出を求められる場合があります。

近場に住んでいれば直接渡すこともできますが、遠方に引っ越したり、次の職場が忙しく時間が取れない等、手渡しが困難な場合、退職届を郵送で送ることはできるのでしょうか？

この記事では

• 退職届は郵送できるのか
• 退職届を郵送する場合のマナー
• 退職届を郵送する方法

について、詳しく解説します。

退職届は郵送可能

結論を言うと、退職届を直接人事部または人事担当部署に渡せない場合でも、郵送で提出することは可能です。

そもそも退職届は法律上必ず提出しなければいけないというわけではなく、労使関係にある会社と労働者の双方の同意があれば、口頭でも労働契約の解約は成立します。

しかし、多くの会社が退職した社員含めた情報の管理やリスク回避のために、退職届の提出を要求します。

同様に、労働者側の立場からしても、退職の事実を書面にして証明しておくことはトラブルの回避になります。

法律では定められていませんが、退職時には双方にしこりを残さないようきちんとした手続きを踏むのがマナーと言えるでしょう。

退職届を郵送で提出することは法律の面でもマナーの面でも問題ありませんが、郵送する場合は、手渡しとは別にいくつかのマナーがありますので（後述）、そちらに気をかけて送りましょう。

本来退職届はどのタイミングで提出すべき？

一般的な就業規則では、「1ヶ月前には退職の旨を伝えること」としている企業が多く、これは、業務の引き継ぎや社員補充にあたっての準備のために、その程度の猶予が必要と考えられます。

しかし、民法では「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができます。

この場合において、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する。」（第627条1項）としているため、法律上は退職の2週間前に退職の意思を示していれば良いということになります。

ただし、退職の意思は固まっているのにギリギリまで退職の申し出を行わないと、無用なトラブルを生む可能性があります。

職場での雰囲気や環境をわかっている場合は双方スムーズに手続きができるよう就業規則に従った方が無難といえるでしょう。

退職届の書き方、出し方

退職届は「誰が」「いつ」「どういった理由で退職するか」が記載されてあれば成立します。

会社によっては退職届のフォーマットが用意されている場合もありますが、特に指定のない場合は、下記を参考に作成してください。

用紙

退職届にはビジネスシーンで主に使用されるA4またはB5サイズで、無地の用紙を選びましょう。

無地の用紙にまっすぐ文章を書くのが難しい場合は、罫線付きの用紙を下に敷いたり、鉛筆で薄く罫線を引いて記入後に消すとよいでしょう。

パソコンを使用する場合は通常のコピー用紙に出力でも問題ありません。

筆記具

手書きの場合、筆記具は黒のボールペンまたは万年筆を使用します。

シャーペンや鉛筆はもちろん、消せるボールペンは環境によっても消えてしまうため使用しないように注意しましょう。

筆やマジックペンでも問題ありませんが、文字が太くなり過剰に強調するような見た目になりますので、あえて選ぶ必要はありません。

パソコンを使用するのであれば、自分の氏名のみ自筆の署名にするとよいでしょう。

文面

先述の通り、「誰が」「いつ」「どういった理由で退職するか」が記載されてあればよいので、サンプルを参考にしてみてください。

理由について細かく記載する必要はないので「一身上の都合で」と記載すればよいです。

退職届サンプル（タテ書き・ヨコ書き）

退職届の郵送時の注意点

添え状を添付する

ビジネスマナーとして「誰が」「なんのために」「どんな内容の」書類を送ったのかがわかるように添え状を同封しましょう。

添え状サンプル

退職届を入れる封筒は無地の白色の封筒を利用する

退職届は白色無地で郵便番号枠のない封筒に入れ、それをひとまわり大きい封筒に入れて送付しましょう。

茶封筒や郵便番号枠のある封筒は不適切です。

封筒には表面に「退職届」、裏面には「所属と氏名」を記載しましょう。

封筒を糊付けする必要はありませんが、封をする場合は「〆」を記載します。

健康保険証や社員証など、会社に返還しなければならないものが手元にある場合一緒に郵送する

よくあるケースとして、健康保険証や社員証等の会社備品を返還し忘れているパターンです。

特に健康保険証の返却がなければ会社が退職者に関する手続きに工数が増えてしまい迷惑をかけることになります。

持っていても退職日の翌日には失効してしまい意味はなくなるものなので、返還を忘れていたら必ず同封しましょう。

※返還物がある場合は添え状に記載を忘れないようにしましょう

退職届を入れる封筒とは別に一回り大きい郵送用の封筒を用意する

退職届を入れた封筒をそのまま郵送用として使用するのは不適切です。

一回り大きい封筒に添え状と同封して送りましょう。

料金不足など万が一の不備に備え郵便局の窓口で提出する

定形外郵便で送る場合等、ポスト投函だと料金不足で戻ってくる場合があります。

住所によって料金が変わるので、窓口で確実な料金を出してもらい、戻ってくることがないようにしたほうがよいでしょう。

退職届を郵送する際に上司にその旨を伝えておく

退職届を郵送した旨の連絡がなければ、先方はいつ届くのかわからないままです。

いつまでも届かなければトラブルの原因になりますので、郵送した場合は必ず元上司あるいは人事担当部署に連絡を入れましょう。

「退職届を受け取っていない」と言われないための対処法

退職届を送った旨の連絡を入れても、悪用が可能な状態で送るのは得策ではありません。

過去に会社と何のトラブルがなくても、退職前後で周囲の環境が変わってしまうことは少なくありません。

極端な例ですが、退職の日付が意図的に早められたりすると退職月の給料や有休消化が減額される可能性もあります。

無用なトラブルを避けるためにも、退職届の追跡が可能な状態で発送しましょう。

相手が書面を受け取ったかどうかが分かる「簡易書留」や「一般書留」を利用する

簡易書留や一般書留であれば直接手渡しで配達され、「荷物を出した郵便局」「郵便局に出した日時」「荷物を受け取った郵便局」「受け取った日時」が記録されます。

郵便局に出向くのが出向く時間がないのであれば、レターパックプラスなども良いでしょう。

確実に届いたことがわかり、未着の場合でも追跡ができるようにしておくと安心です。

弁護士等に依頼し「内容証明郵便」を利用する

「退職した会社の遵法意識が低い」、「書類や郵送物の管理がルーズ（であろう）」と感じた場合は、退職届を内容証明郵便で送るとよいでしょう。

「いつ（日時）、誰が（差出人）、誰に（宛先）、どんな文書を送ったか（内容）」を郵便局が証明する郵便物のことです。

確実に送ったことが証明される上、内容文書の存在を証明するため、「受け取っていない」「退職届は入っていなかった」等偽られることもありません。

多くの会社ではそのようなことは無いと思われますが、辞めた社員に対して急に態度が代わるケースも少なくありません。

退職した会社にリスクを感じる場合は、自分の身を守るために最大限できることをやっておくと安心かと思います。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

退職届を郵送で送る際の出し方やマナーについて解説しました。

前の会社との仲が良好で円満に退社した場合はサンプルを参考に退職届を郵送してください。　前の会社に少しでもリスクを感じる場合は内容証明郵便を利用する等リスクを減らしておくと安心かと思います。

立つ鳥跡を濁さず。

少しでもきれいに退社することで、気持ち良く次のステップで活躍することをお祈りします。

あらかじめ弁護士保険などで、今後の様々なリスクに備えておくことをおすすめします。